Petty Cash – Charles River Campus

BU Central T-stop

零用现金的详细操作程序

建立零用现金基金

  • 完成零用现金澳门威尼斯人注册行动表。
    • 勾选第1节中的“新建”复选框。
  • Submit completed form to Cashier Services, located 别克街25号一楼130套房; 或者通过我们的新 客户服务门户。
  • 当决定设立新基金时，出纳服务处将通知托管人。
  • 设立新的零用现金基金最多可能需要一个星期。
  • 所有零用现金保管人都必须在设立基金之前完成培训。 更多信息请联系收银服务部。

新的资金回收

  • Upon notification of an approved petty cash fund, the petty cash 托管人 may receive the funds by presenting his/her BU ID at Cashier Services, located 别克街25号一楼130套房; 周一至周五上午9点至下午3点。 请务必提前购买上锁的现金箱。
  • 在检索时将创建一个100100 GL帐户。  该帐户将在基金开立、重新开立、增加/减少或关闭时收费。  你们部门的账目现在不会报销。  费用在补货请求提交时入账。

零用现金支出

  • Small and 经批准的业务采购应 be made using monies from the petty cash fund 在可能的情况下. Employee out of pocket expenses under $50 may be reimbursed using petty cash.  员工自付费用超过50美元，应通过美联社的Concur系统进行补充，而不是零用现金。

Non-Subject支付

  • 托管人将为购买商品的个人提供足够的钱来支付费用。 如果有任何更改，必须由买方退还，并由托管人放回资金箱。
  • 如果个人进行了批准的自付业务费用，收据必须在收到后30天内提交给托管人。 托管人将使用零用现金箱中的资金，按收据上的确切金额偿还个人。
  • 每笔支出都应取得收据。 卖方收据应显示所购物品的日期、金额及描述。   If a receipt could not be provided or was lost, the purchaser must complete a “遗失收据宣誓书” in lieu of a receipt with appropriate date, amount, and description/reason for expenditure.  如果认为合适，托管人将审查并批准。
  • A “零用现金凭单” must be completed by the 托管人 for each disbursement.
  • 收到现金的个人必须在收据的“收款人”部分签署每笔交易，零用现金保管员必须在“批准人”部分签署。
  • 零用现金托管人进行购买时，必须让资金的主要授权签字人在付款单上的“批准人”部分签署交易。
  • The petty cash fund 托管人 must attach the sales receipt to the back of the “零用现金凭单”. If a receipt is lost or misplaced, the “遗失收据宣誓书” should be attached to the “零用现金凭单”.
  • The sum of “零用现金凭单” plus the cash left on hand must equal the full general ledger balance of the petty cash fund at all times.
  • 请提供一份所有需要报销的收据的添加磁带（或excel电子表格）。
  • 每次收款的账户必须在“零用现金凭单”上注明。 总账应与采购描述相符。

人类受试者支付

  • Fill out and submit the “人类受试者报销跟踪表”.
  • 所有科目付款费用应记录在535200 GL账户中。
  • 有关零用现金支付的适当性问题，请致电617-353-3896与出纳服务部联系。

零用现金报销

  • 至少每月一次，如果资金不足，托管人必须补充资金，并通过SAP出纳上传和由出纳服务部处理的零用现金报销表在总账中记录费用。 Replenishments are completed at Cashier Services located 别克街25号一楼130套房; 星期一至星期五上午九时至下午三时。
  • 核对资金：所有收据的总和加上手头剩余的现金必须等于零用现金基金的总账余额。
  • 准备/提交SAP出纳上传。 Please click 在这里, for more information on the Cashier Upload process.
  • Fill out the “CRC零用现金补充表” form.
    • 输入你的10位数零用现金基金编号
    • 部门名称
    • 正在处理的零用现金报销总额
    • SAP文档编号：由YC上传生成的10位数字编号
    • 基金保管人必须在零用现金基金保管人批准书上签字。 领取报销单的个人（托管人或候补）必须在报销单上签字。
    • 对于每个实例，尚未被列为代表托管人补充基金的候补人员的个人，必须携带托管人允许该个人提取现金的许可信。 保管人的签名和日期必须包括在此备忘录上，以及领取零用现金的个人的姓名和BU ID号码。
    • 所有个人必须提供身份证明（BU ID或带有BU ID号码的驾驶执照）以补充资金。
  • Present a copy of the upload entry, CRC零用现金补充表 (with supporting documentation and receipts), along with a BU ID to Cashier Services to retrieve the reimbursement.

增加/减少零用现金

  • The Petty Cash 托管人 must complete and get required signatures on a 零用现金使用表格.
  • 勾选第1节中的“增加/减少”复选框。
  • 完成第2-5节。
    • 第三部分-圈出适当的澳门威尼斯人注册行动，增加或减少。 在“当前资金金额”中输入您当前的资金金额，并在“修改后的资金金额”中输入您新的期望零用现金余额。  差额将是您将存入（减少）的金额或将支付（增加）的金额。

增加

  • Submit the completed form to Cashier Services, located 别克街25号一楼130套房; 或者通过我们的新 客户服务门户.
  • Upon approval and notification of Cashier Services, the petty cash 托管人 may receive the petty cash increase by presenting his/her BU ID at Cashier Services, located 别克街25号一楼130套房; 周一至周五上午9点至下午3点。

减少

  • 减少金额无需事先获得出纳服务部的批准。 表格可直接在出纳窗口出示，收据和/或现金将被记录/存入减少。

结清零用现金

  • To close a petty cash fund, the 托管人 should complete a “零用现金使用表格.”
  • 勾选第1节中的“关闭”复选框。
  • 完成第2-5节。
    • Section 3 – Revised amount of fund will be zero.
  • Present completed form along with all cash and/or receipts directly to Cashier Services, located 别克街25号一楼130套房.
  • 要结清零用现金基金，你手头必须有基金的总额。 如果您有尚未报销的未付收据，则可能需要补货。

更换保管人

  • Petty cash funds are 不能从一个员工转移到另一个员工. 现职零用现金托管人在调任、离职或休假前，必须结清零用现金。  参见上面的说明，“结清零用现金基金”。
  • 新的零用现金保管人必须在设立基金之前完成零用现金培训。 更多信息请联系收银服务部。
  • Once the training is complete, the 新 petty cash custodian must complete a “零用现金使用表格”.
  • 勾选第1节中的“重新打开”框。
  • 完成第2-5节。
  • Submit the completed form to Cashier Services, 别克街25号，130套房 或者通过我们的新 客户服务门户.
  • Upon approval and notification of Cashier Services, the petty cash 托管人 may receive the petty cash re-open by presenting his/her BU ID at Cashier Services, located 别克街25号一楼130套房, 周一至周五上午9点至下午3点。

财政年度结束

  • 为了确保所有的财政年度费用都正确记录，所有的零用现金保管人都被要求在六月份补充他们的零用现金。
  • 出纳服务部必须在财政年度结束前审查所有零用现金。
  • 托管人s MUST bring all receipts 和 cash on hand to Cashier Services for verification.  PLEASE NOTE:  You must bring all cash on hand even if you are reimbursing your account.
  • 各部门必须重新审查零用现金账户是否仍然需要满足部门的业务需要，或者是否可以使用其他支付方法。 如果有持续的业务需要零用现金，部门应将零用现金账户限制在满足30天内需求的最低金额。