人类受试者报酬（赞助项目，后期奖励）

1. 目的

波士顿大学经常进行涉及使用个人（“人类受试者”）的澳门威尼斯人注册网站研究项目。 根据澳门威尼斯人注册网站研究的情况和所涉及的金额，付给人类受试者的款项可以以支票、零用现金或礼品卡的形式支付。

In order to fulfill the University’s tax reporting responsibilities with the Internal Revenue Service (IRS), the University is obligated to obtain certain required information from the 人类 主题 if he / she will be paid $600 or more in a calendar year and to report these payments on 1099年形成-MISC, Miscellaneous Income. 大学不需要通过1099向人类受试者或美国国税局报告在一个日历年内向每个人类受试者支付的总额低于600美元的付款。

2. 覆盖的方

本政策适用于所有首席澳门威尼斯人注册网站研究员（PI）和任何其他进行涉及人类受试者金钱报酬的澳门威尼斯人注册网站研究的个人。 请注意，就本程序而言，报酬主要涉及个人参与澳门威尼斯人注册网站研究的补偿，而不是为促进澳门威尼斯人注册网站研究参与而可能报销的自付费用。

3. 大学政策

大学将履行所有有关支付人类受试者金钱报酬的法律和道德义务。

机构审查委员会（IRB）负责保护人类受试者的权利和福利。 作为其职责的一部分，如果建议向人类受试者支付报酬，IRB将确定报酬是否可接受，以及向人类受试者提供与他们知情同意参与澳门威尼斯人注册网站研究相关的相关信息的方式和内容。 在某些情况下，由于澳门威尼斯人注册网站研究的异常敏感性（称为“保密澳门威尼斯人注册网站研究”），澳门威尼斯人注册网站研究可能会被设计为为人类受试者提供最大程度的保密保护，包括限制保留人类受试者的姓名和其他识别信息。

支付给人类受试者的款项，无论是支票、现金还是礼品卡，无论付款金额多少，都应向接受付款的个人征税。 如果所有波士顿大学的澳门威尼斯人注册网站研究（和其他类似的报酬）在一个日历年内的累计支付金额为600美元或更多，则累计金额将在1099-MISC表（杂项收入）上报告给美国国税局和人类受试者。

对于每个在一个日历年内获得600美元或以上报酬的人类主体，目前需要向美国国税局报告以下信息：

• 法定全称
• 美国公民、永久居民或外籍居民的身份
• 社会安全号码（SSN）或个人纳税人识别号码
• 永久法定地址
• 通讯地址（如不同）

除保密澳门威尼斯人注册网站研究外，首选的报酬方式应是通过支票直接汇给澳门威尼斯人注册网站研究对象。 在机密澳门威尼斯人注册网站研究的情况下，报酬通常通过零用现金或礼品卡支付。 有关保密澳门威尼斯人注册网站研究的其他信息，请参阅D部分。

4. 人类 科目付款跟踪日志

无论付款形式和澳门威尼斯人注册网站研究类型如何，都需要收集以下信息，作为支持所有人类受试者付款的澳门威尼斯人注册网站研究记录的一部分：

• BU资助号/赞助商/赞助商奖励号
• 首席澳门威尼斯人注册网站研究员姓名
• 参加澳门威尼斯人注册网站研究的日期和报酬
• 与获得报酬的人类受试者的干预、参与、访谈等类型（完成调查、MRI等）；
• 付款方式（支票、现金、礼品卡）
  • 如果有的话，列出支票号码和/或礼品卡号码
• 支付金额
• 澳门威尼斯人注册网站研究员支付费用
• 受试者姓名（非保密澳门威尼斯人注册网站研究）或识别号码（保密澳门威尼斯人注册网站研究）
• IRB （HIC/HSC）协议号

该日志必须由部门保存，以供审计之用，并且必须遵守保荐人保留规则。 在某些情况下，保留政策可能在奖励结束后长达三年。 如果部门不清楚该日志应保留多长时间，请联系您的PAFO澳门威尼斯人注册网站研究管理员。 An example log was created to help assist you with this process and can be found 在这里.

在任何情况下，人类受试者都可以拒绝接受所提供的报酬，在这种情况下，大学将没有纳税申报义务，也不需要收集与付款相关的信息。

这项政策适用于波士顿大学所有涉及人类受试者的澳门威尼斯人注册网站研究，无论是在校内还是校外。 有关在美国境外进行澳门威尼斯人注册网站研究的报酬问题，请咨询全球项目办公室和/或主计长。

Please note that regardless of the type of mechanism used for human subject payment, the general ledger code of 535200 should be used at all times.

A.支票付款

Total payments to any one 人类 主题 during the course of a (or multiple) study(ies) totaling $600 or more in a calendar year must be processed through 应付账款 for payment to be issued in the form of a check using the 付款申请表格. IRS要求的信息必须填写在此表格中。 这些信息将被报告给美国国税局，表格1099-MISC，杂项收入将在支付的日历年结束时发送给收款人。

支付给非居民外国人的款项必须以支票支付，并在表格1042-S中报告，外国人的美国来源收入受扣缴，无论金额如何。 所有支付给非居民外籍人类受试者的款项必须通过薪资办公室处理，并且必须遵循向非居民外籍人类受试者支付酬金的程序。

批量检查:

应付账款部为那些需要以支票形式付款的澳门威尼斯人注册网站研究提供了额外的服务。 使用此服务必须遵循以下步骤：

• 每个部门都必须向应付账款经理登记
• 一旦AP批准该部门使用该服务，将向该部门指定人员发送带有说明的上传模板
• 每个部门将有一名指定人员提交付款上传； 该指定人员必须是部门的财务审批人
• 部门必须通过安全邮件发送付款请求（数据移动）
• AP每周处理一次上传
• 一旦处理，支票将直接邮寄给每个人类受试者

B.现金支付

如果在澳门威尼斯人注册网站研究过程中每个人类受试者在一个日历年内支付的总金额不超过600美元，则可以以现金形式支付给人类受试者。 以现金支付接受者的澳门威尼斯人注册网站研究必须通过设立小额现金基金来完成，该基金专门用于支付特定澳门威尼斯人注册网站研究的人类受试者。 此零用现金基金可使用 零用现金支出记录和报销申请。

出于审计目的，当使用零用现金作为支付机制时，必须跟踪日志，其中包含上述政策第3节中详细介绍的信息。 An example of this log can be found 在这里 under the Cashier’s Office section. For 零用现金 reimbursement, Research Coordinators must fill out the 记录 of 零用现金 Disbursement and Request for Reimbursement.

The form must be signed by the PI or the PI’s designee, but to ensure a separation of duties, 而不是分配资金的人。 Payments to each 人类 主题 must be individually accounted for and reconciled on a 每月 basis using the tracking information listed above. BU小额现金政策列出了每月发生的对账和现金补充。 通过核对零用现金账户和人工科目付款记录，各部门将确保两者一致，同时也遵循BU的政策。

Petty cash funds for 人类 主题s are subject to all policies and procedures as described in one of two policies: 零用现金政策（查利士河） or 零用现金政策（医学院）

C.礼品卡支付

向人类受试者支付现金的另一种方法是使用礼品卡。 礼品卡是通过标准的采购流程通过Ariba指导采购使用国家礼品卡电子目录购买的。 购买不应由个人谁是支付卡，以确保职责分离。 最佳做法是从大学成本中心购买礼品卡，而不是直接从赞助帐户购买。 这确保了礼品卡的费用相应支付给赞助商，并限制了波士顿大学的错误或滥用。

Payments to each 人类 主题 by gift card must be individually accounted for and reconciled on a 每月 basis. A Card Reconciliation Tracking Tool was created to assist with this reconciliation and can be found 在这里.

当使用礼品卡时，每月的对账将与日记账一起进行，借记赞助账户并记入购买的大学成本中心。 Journal Entries will be completed following standard practice found 在这里 and must include back up of the Reconciliation itself. 这种对账应该与下订单的个人进行，以确保所有礼品卡都被计算在内。 This reconciliation should be done using guidance from the After-the-Fact review procedures that can be found 在这里.

如果在澳门威尼斯人注册网站研究结束时，有额外的礼品卡是直接从助学金购买的，而不是从大学成本中心购买的，那么总金额必须记入助学金。 这是完全可以接受的礼品卡用于不同的澳门威尼斯人注册网站研究，即使该澳门威尼斯人注册网站研究是在不同的部门。 然而，成本转移必须完成，解除奖助金，礼品卡将不会被使用，并收取新的奖助金，他们将。

D.保密澳门威尼斯人注册网站研究

对于保密澳门威尼斯人注册网站研究，取得支付经费的程序与上述相同。

请注意以下重要事项：

• 在一个日历年内，向任何人类受试者支付的总额不得超过600美元，除非已作出安排，以获得大学政策中所述的必要信息，使大学能够履行其纳税申报义务。
• 如果付款总额不超过600美元，则无需通过姓名识别人类受试者； 但是，必须为每个被支付的人类受试者分配识别代码或号码。
• 编码标识的交叉参考列表，包括人类受试者名称、收到的金额和日期，必须由PI在提交最终财务报告后的三年内以安全的方式保存在文件中，除非奖励条款规定了不同的期限。
• 根据内部审计员、补助金和合同审计员以及国税局的要求，需要提供这些信息。

E.支付给波士顿大学雇员人类受试者（包括学生雇员）的款项

支付给同时也是大学雇员的人类受试者的款项须遵守本政策中详细说明的程序。 当学习活动与员工的工作职责分开时，大学员工的学习费用可以通过本政策中描述的任何方法支付。 Study payments to a University employee must be made through the Payroll system and included in the employee’s Form W-2, Wage and Tax Statement when the study activities 不 separate and distinct from the employee’s job duties. 一个不明显的澳门威尼斯人注册网站研究例子是一个澳门威尼斯人注册，他的工作是将发票输入系统，他参加了一项澳门威尼斯人注册网站研究，该澳门威尼斯人注册网站研究在个人将发票输入系统时对其进行审查，以查看是否会导致关节炎。

F.知情同意披露

涉及600美元或以上报酬的所有澳门威尼斯人注册网站研究（包括保密澳门威尼斯人注册网站研究）的知情同意文件应以IRB批准的方式披露这些IRS合规要求。 如果可识别信息被发送到中央大学部门（应付账款，奖励后财务运营等），这也必须在同意书中披露。

G. HIPAA和数据隐私法

波士顿大学有责任保护受保护的个人健康信息和其他敏感信息（如ssn）的隐私和安全，遵守1996年健康保险可移植性和责任法案，经修订（“HIPAA”），马萨诸塞州一般法律第93H章，以及其他法律。 波士顿大学采取了政策和程序，并实施了其他保障措施来控制敏感信息的创建、接收、存储、传输、披露和使用。 个人信息提供者必须遵守波士顿大学/波士顿医疗中心所有适用的隐私和安全政策和程序，并完成所有必要的培训。

4. 责任方

责任方

5. 相关政策及参考资料

支票存款程序

零用现金政策和程序- CRC

零用现金 Policies and Procedures – MED

波士顿大学医学校园机构审查委员会

波士顿大学查尔斯河校区机构审查委员会

事实检讨后

礼品卡对账跟踪

人类受试者付款跟踪日志

历史

该政策于2012年实施； 2016年; 2021年; 2022年6月更新